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【就活】エントリーシート郵送マナー|送付状とかいるの?

 就活において、エントリーシート郵送にあたって、マナーがあるとよく言われます。 エントリーシートは小さく折りたたまずにクリアファイルに入れて、さらに送付状をつけろと言われることでしょう。

 受け取り側、つまり採用担当者の取り出す手間、開く手間を省いた上で、雨に濡れても中身は大丈夫という優れものです。 就職すると郵送のマナーとして、書類をクリアファイルに入れ、書類の説明を書いた送付状も入れ、クリアファイルごとA4サイズの封筒に入れるのです。

 しかしそのマナーは誰が言いだしたのでしょうか? 就活生はエントリーシート郵送マナーをどこまで守ればいいのでしょうか。



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送付状とは?必要なの?

 送付状は、封筒の中身が何なのかを伝える文書です。 就活なら「お世話になっております。○○大学の△△です。エントリーシート一式をお送りいたします。よろしくお願いします。」 と書くことでしょう。ですが、エントリーシート郵送の際に送付状を添付する必要はありません。

 送付状は、会社の封筒で書類を郵送する場合、例えば請求書支払明細書契約書を送るのに使います。 お金を要求するものであったり、客先に送るものですから、丁寧に中身が何なのか伝えるのです。 「どこそこに押印の上、いつまでにご返却ください」や、単に客先に提出するだけの書類であることなど、 特に伝えることがあれば送付状に書きます。

 しかしエントリーシートはお金を要求するものでもなければ、送ると失礼にあたるものでもなく、 会社が送れと要求したものです。さらにエントリーシートを入れた封筒は中身がわかりきっています。

 むしろ封筒に「エントリーシート在中」「履歴書在中」と書かせることが多いと思います。 中身がわかりきっているものに送付状をつけても邪魔なだけです。

 そもそも送付状自体が、本来は不要なものです。中身がわからないから送付状をつけるといっても、 送付状も中身を開けないとみることができません。 書類を郵送するときは先に電話で説明しますし、電話がつながらなければメールを送ります。

 送付状は、郵便物が届いた時にチラっとみて廃棄処分です。 契約書類でもなければ請求書でも、明細書でもありません。もはやゴミなのです。

 いちいち送付状を書くのは時間の無駄ですし、送る書類が増えてしまいます。 ないに越したことはありません。しかし、「丁寧に対応してますよ」アピールをするため、 習慣化してしまった送付状のマナーにしたがっているだけなのです。

 ましてや就活生がいちいち送付状を書いて送る必要などありません。 何の意味もないからです。

 

エントリーシート郵送にクリアファイルは要らない!

 クリアファイルに入れて送り状をつけるのはビジネスでのやり方です。 就活マナーなどではありません。人事がそうしろと言ったのでしょうか?

 いいえ。そんなことは言いません。 背伸びしてビジネスマナーを真似しなくてもいいのです。 アピールになるどころか邪魔くさくて嫌がられるだけです。

 「エントリーシートが雨で濡れたらいけないから」と説明する人も多いですが、 郵便局はそんなに郵便物を雑に扱いません。 会社への郵便配達は、中身が濡れないように郵便局で袋に入れて配達されることが通常です。

 折れ目がついたとか、そんな経験もありませんが、折れ目がついてしまったとしても読めるのですから問題ありません。 もっといえばクリアファイルから出すときに静電気でくっついて出てこないほうがイラっとします。

 そもそも大学では封筒の送り方を学んでいるわけではありません。 書類の郵送の仕方など、入社してからの新入社員研修で学べばいいのです。 下手なことをせずに、人事の言うとおりに郵送すればいいのです。

 私も一度、説明会用の資料をクリアファイルに挟んだものを処分する際に、百通ほどのクリアファイルから資料を抜く作業をしました。 非常にめんどくさいです持って帰れや!と憤りました。 たった百通でこれなのですから、何千、何万通と届くエントリーシートがいちいちクリアファイルに入っていたら、 気分を害してしまうでしょう。

 

守るべきエントリーシート郵送マナー

 本当のエントリーシート郵送マナーとは、人事の言うとおりにすることです。 封筒のサイズが決まっていたらそれに従う。「エントリーシート在中」と朱書きするように書かれていたら従う。 余計なものを入れるなと書かれていたらエントリーシート以外は入れない。

 毎日大量のエントリーシートを受け取る人事部で、「あ、こいつ俺が書いたこと読んでないな」と思われたらおしまいです。 その辺で言われているエントリーシート郵送マナーより、書かれていることを忠実に守ることが大事です。

 まずはしっかり、エントリーシート郵送の注意点を読みましょう。 会社の決めた郵送ルールに従っていなければ、その時点で捨てられてしまう可能性も否めません。 封筒の郵送で落とされては悲惨です。

 

マナー1:締め切りを守る

 郵送で必ず決められているルールは、締切です。締切は厳守です。 締切を過ぎたらもう、エントリーシートは送っても仕方がありません。 期日を守れないのは、あってはならないことだからです。

 一次締切に間に合わず、二次締切に回された場合、合格する確率はガクッと落ちます。 なんとしてでも一次締切に間に合うように、締切日には到着しているように送りましょう。

 

マナー2:「エントリーシート在中」と朱書きする

 封筒の宛先の左横に、「エントリーシート在中」と朱書きしましょう。

 エントリーシート受付期間中に、人事部に届く郵便物はたいていエントリーシートです。 ビジネスの手紙は会社の封筒や会社の名義で送られてきますから、 就活生が送る封筒は一瞬で見分けがつきますから、そもそも「エントリーシート在中」と書かなくてもいいくらいです。

 ですが、封筒に「エントリーシート在中」と書いてあるからといって人事部の手間が増えるわけではありませんし、 数ある封筒の中から赤い字が見えれば目立つことでしょう。 クリアファイルに入れるとか、送付状をつけるといったことよりよっぽど相手を気遣ったやり方ですね。

 

書留や速達にする必要はない

 エントリーシートを郵送する際に、会社から特に要求されていなければ、書留や速達にする必要はありません。 大学受験のときは書留・速達で願書を送ったことと思いますが、エントリーシートは普通郵便でかまいません。 郵便局では「書留にしますか?」とすすめられることもあると思いますが、そこは好みの問題です。

 私は書留も速達も使いませんでした。どうせ届いても、届かなくても書類選考で落ちるときは落ちるのです。 切手も特に記念切手にする必要もありません。普通に送ればいいのです。

 しかし封筒の大きさ、分厚さ、重さによっては切手の値段も違う場合がありますので、 なるべく郵便局の窓口から送るようにしましょう。送料より貼った切手の金額のほうが少なければ、 会社に届かないか、会社が不足分を負担することになってしまいます。

 たいてい82円切手で済むと思いますが、不安なら92円切手を貼りましょう。

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プロフィール写真

著者:村田 泰基(むらた やすき)
 合同会社レセンザ代表社員。1989年生まれ。大阪大学法学部卒。2013卒として就活をし、某上場企業(メーカー事務系総合職)に入社。 その後ビジネスの面白さに目覚め、2019年に法人設立。会社経営者としての経験や建設業経理士2級の知識、自身の失敗経験、300冊以上のビジネス書・日経ビジネスを元に、8年間に渡り学生の就職活動を支援している。



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