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【就活】就活メールのマナーと例文

 「社会人のマナー」に則った就活メールの書き方を解説します。

 本来であれば就活メールでマナーを気にする必要はありません。就職してから学ぶからです。 とはいえ、「くだらないことで会社の機嫌を損ねたくない」思いもありますよね。 MY就活ネットでは管理人が営業マンとしてバリバリメールを書いていた経験を活かし、マナーやコツを紹介しています。



 

就活メールの件名

 就活で送るメール件名には注意が必要です。 大学生は友達にメールを送る場合、件名が空欄だったり、「Re2:」のような件名だったりと、 メールの件名には無頓着な場合が多いです。

 就活メールはビジネスメールのような書き方が好まれます。 もちろん就活生はビジネスマンではありません。しかし、相手は社会人なのです。 相手の立場にたって考えてみることが重要です。

 社会人は1日に何十通というメールを受信します。件名を見て、 読むのを後回しにするか、先に読むか決めてとりかかるのです。 件名をみて何のメールかわからなければ、後回しにされてしまう可能性が高いです。

 かといって、件名に「【重要】」と書けばいいというものではありません。 そのメールが重要かどうかを決めるのは読み手であって、就活生ではありません。 「生意気なやつだ」と思われてしまう可能性もあります。

 そこで、件名だけで内容がわかるメールを目指しましょう。

 例えば会社説明会の申し込みの件名の例文です。

「会社説明会(3/7)の申し込み」

「会社説明会の申し込み(事務系総合職向け)」

「○○セミナーの申し込み」

 といった具合に、どの説明会なのか何を目的にしたメールなのかを示しましょう。 開催される日付、参加したい日付、会社説明会の名前、対象者などを件名に書くことで、 どの説明会なのかを特定しています。

 座談会や面接の申し込みメールも同様です。「(8/1)面接の申し込み」「(7/10)座談会の申し込み」 といったように、件名で用件が伝わることを目標としてください。

 「参加願い」や「申し込み」など、何に申し込んでいるのかわからない件名はNGです。

 就活メール返信する場合、 件名を勝手に変えてはいけません。メールのことは、送った本人が一番覚えています。 返信するときに勝手に件名を変えていると、社員にはなんのメールかわからなくなります。

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就活メールの署名

 就活で送るメールにも署名が必要です。 誰が送ったかも伝える必要があるのです。 相手はあなたのメールアドレスを登録していませんので、採用担当者のメールボックスには、 アルファベットが並んだだけの生のメールアドレスが表示されるのです。

 もちろん、メールの文中で自己紹介をする場合もあるでしょう。 会社説明会や座談会の申し込みメールでは「氏名:○○」というように、必要事項として要求されている場合がほとんどです。 しかし、必要事項とは別に署名も必要です。

 以下が就活メールの署名の例です。

------------------------------------------------
MYストレングス大学 法学部 3年 ○○
TEL:090-xxxx-xxxx
E-mail:aida_takeshi@myskc.net

 社会人が送るメールでは、メールの最後に署名することになっています。 大学生の場合は、大学名と学部、学科、電話番号(携帯電話)、メールアドレスを署名とします。 住所まで記載する必要はないでしょう。

 通常、署名というと手書きでサインするイメージがありますが、 メールの署名は、本文の後につける自分の連絡先です。 署名を書くことで、「ここがメールの終わりですよ」と示すことにもなるのです。

 メールを送る際に重要なことは、「自分が誰なのかはっきりさせること」です。 以下では署名の要素について解説します。

 

区切り線で本文と署名を区切る

 「----------」で本文と署名を区切ります。 これは一種の社会人の常識になっており、「---------」という区切り線があることで、 メールの本文はここで終わりという印になります。

 そしてこの区切り線より下は署名だという印にもなっています。 社会人は受け取ったメールの差出人がわからないとき、「区切り線」を目印に署名を探します。

 就活メールで最初に見られるのは「署名欄」であり、その「署名欄」の在りかを示すのが、 この区切り線です。必ず区切り線を入れるようにしましょう。

 

所属を明らかにする

 会社に届くメールは無数にあり、就活生だけでなく、取引先や株主からもメールが来ます。 そんなとき、名前だけ名乗られても何者なのかわからないという事情があります。

 本文中で「就職活動をしている〇〇と申します」と書くのも重要ですが、 社会人が最初に見るのは署名欄ですから、署名欄で「どこの誰なのか」がわかるようにしておくのがマナーです。

 「大学名+学部学科+年次+氏名」

 というセットを署名の1行目に書きましょう。

 

連絡先を必ず書く

 署名では連絡先を必ず書きましょう。 特に「電話番号」「メールアドレス」の記載は必須です。

 まず、社会人は電話が大好きです。どんなに些細な内容でも、とにかく電話で連絡したがります。 メールのほうが相手の都合に関係なく確実に届きますし、「聞き取れなかった」という事態も起きません。 ですが、ここに合理性は関係なく、とにかく社会人は電話が好きなことを覚えておいてください。

 なんなら電話がつながらなければ、また今度電話がつながるまで待つくらい、電話を好みます。 就活メールで電話番号を載せないということは、「連絡してくるな」と言っているに等しいくらいです。 電話番号は絶対に載せましょう。

 そして、「メールアドレスは差出人欄に出るから不要では?」と思う方もいるかもしれません。 ですが、署名にはメールアドレスも必須です。

 というのもメールの差出人欄は「差出人偽装」によってウイルスをばらまくハッカーがいるため、 差出人欄だけでは信用できないというのがセキュリティの世界の常識です。

 そのため、本当にそのメールアドレスの持ち主が送ったメールなのかどうかを確認するため、 差出人欄と「署名のメールアドレス」を照合して確認します。

 署名欄にメールアドレスがなければ、スパムメールと思われてしまう可能性があるというわけです。

 一方で住所までは記載する必要はありません。今時人事が書類を郵送で送ってくることはありませんし、 もし必要であれば「必要事項」として住所を要求されるでしょう。 社会人のメールにも「住所」は載っていないことが大半です。

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就活メールのマナー

 就活で送るメールにはマナーがあります。 ルールに従い、決まった文章を挿入することで立派なメールになるのです。 以下ではメールを送る際のマナーを述べていきます。

 

マナー1:件名でメールの内容がわかるようにする

 早い者勝ちの側面もある就活ですが、件名で内容がわかるようなメールでないと、 メールを開いてもらえない可能性があります。「よろしくお願いします」「参加願い」などといった件名はアウトです。 参加する会の名前をしっかりメールのタイトルに書きましょう。

 「無題」はもってのほかです。会社説明会の参加なら「会社説明会の申し込み」 OB訪問なら「OB訪問の申し込み」面接の辞退なら「面接を辞退します」と書きましょう。

 

マナー2:本文の最初に宛名を書く

 はじめにメールの受取人が誰なのかを特定します。 これは間違いメールではないという主張です。 「To」にメールアドレスを打ち込むだけでなく、本文の最初に宛名を書くことが重要です。

 宛名を書くルールは、「会社名 部署 名前+様」です。 会社のメールは、部署単位で共有している場合もあります。 そんなときに、宛名に人の名前まで書いていれば、誰が読むべきメールなのかわかりやすいですね。

 ここで気をつけなければならないのは、役職がある人には「山田課長殿」「山田課長」というように、 二重に敬称をつけることです。本来は「山田課長」ですでに敬称なので、「殿」や「様」をさらにつけるのは間違いです。 しかし、世の中にはいろんな人がいます。「なぜ殿や様をつけずに呼び捨てするんだ!」と怒る人すらいます。

 私も3人の上司の下で働きましたが、1人は「殿や様をつけなくていい」と言い、あと2人は「殿や様をつけろ!」と怒りました。 ここで学んだことは、「敬称をつけられて怒る人はいない」ということです。 時には正しくない日本語も、相手を怒らせないためには必要だということですね。

 相手に役職があることがわかっている場合は、必ず「役職名+殿」をセットにしましょう。 役職は相手の誇りです。

 ちなみに相手の名前がわからないときは、「株式会社〇〇御中」「株式会社〇〇 人事部御中」もしくは、 「株式会社〇〇 人事部 ご担当者様」と書きましょう。

 

マナー3:宛名の次に「お世話になっております。」

 ビジネスの世界では、世話になっていても、なっていなくても、または相手が誰だかよくわからなくても、今後お世話になるつもりが全くなくても 「お世話になります」と述べることになっています。「こんにちは」くらい一般化した挨拶です。 2回目以降のメールでは「お世話になっております」と書きます。

 これができていれば就活メールとしても上出来です。

 

マナー4:本文の最後に「よろしくお願いいたします。」

 「お世話になります」で始めて、「よろしくお願いいたします」で締めます。 もはや定型化されたビジネスメールのマナーです。 「記」と「以上」のような関係です。メール内容の最後に書きましょう。

 就活メールでもこれを書いておきましょう。

 

マナー5:メールの最後に署名する

 このメールの差出人が誰なのかを特定します。 大学名、氏名、メールアドレス、電話番号等を書きます。 メールの終わりを示すので、これ以降に文章を書いてはいけません。

 以上ができるだけで、しっかりした就活メールになります。 逆にこれだけできていれば、実際に就職してからも安心です。

 

マナー6:敬語は過剰なくらいがちょうどいい

 宛名の項目でも述べたように、「敬語を過剰に使われて怒る人」はいません。 逆に、正しい日本語だとぶっきらぼうに聞こえてしまう場合があります。

 例えば「貴社では今後、会社説明会のご予定はありますか

 なんだかぶっきらぼうな感じがしますよね。まるで部活の先輩に話しかけるくらいくだけた印象があります。 しかし、これは正しい日本語です。

 ビジネスメールでは過剰に敬語を使うことが奨励されます。例えば以下のように。

 「貴社では今後、会社説明会のご予定はありますでしょうか。」

 確かにこれは間違った日本語です。しかし、「ありますか」と言われて不快に思う人はいても、 尊敬されて怒る人はいません。「日本語が間違っているよ、君(笑)」くらいは言われる可能性もありますが、 「失礼なやつめ!」とまで思われることはありません。間違った日本語も、ひとつの処世術です。

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メールを送る時間

 メールを送る時間は何時ごろがいいのでしょうか。 実はマナーとして、メールを送る時間にも注意を払う必要があります。

 メールは採用担当者が見たいときに見れるから時間なんて気にしなくていいんじゃないの? という疑問がわきます。しかし、実は見たいときに見ればいいというものではない場合もあります。

 まず、基本的なマナーとしてメールを送っていい時間は就業時間内です。 8時半~17時半の会社なら8時半~17時半の間。9時~18時の会社なら9時~18時の間に送るのがマナーです。

 実際、大学生が就活しているころ、採用担当者は大忙しで、 定時退社はまずありません。19時だろうが20時だろうが会社で残業している場合が多いでしょう。 しかし、あくまで残業は会社のため、自分の裁量で行うものです。

 就活生のために夜遅くまでメールを待っているわけではないのです。 通常、会社に送られてくるメールは仕事の依頼報告通知です。 会社では、メールが来ると即座に開くのが前提です。

 就活生からメールが来ると、メールを開いて読んでいる時間だけ、採用担当者の帰りが遅くなります。 特に就活生が送るメールは会社説明会の申し込みだったり、質問だったり、OB訪問の申し込みだったりします。 就活生からのメールが来ると、その分仕事が増えます

 こういうところに気を遣って、就業時間外にメールを送るのは控えるのが社会人のマナーであり、常識です。 緊急性の高いメール、相手に残業させてでもしなければならない仕事を依頼するとき以外は、 就業時間内にメールを送る必要があります。

 特に締切日にメールを送る場合は、遅くとも昼までにはメールを送らなければなりません。 採用担当者はメールが届いてから仕事を始めます。メールが夕方に届けば、夕方から仕事を始めなければなりません。 これでは相手に「残業しろ」と言っているようなものです。

 また、会社のメールを携帯電話に転送している人もいます。 夜中にメールを送って、採用担当者の携帯電話が鳴ったら最悪です。 「パソコンメールだからいいだろう」と思わず、就業時間内に送ることを心がけましょう。

 まあ、こんなことで書類選考落ちにされたり、面接を断られたりすることはありません。 ルールを守っている限り、多少マナーに反したくらいで落とされることはないでしょう。 しかし、マナーとしてメールを送る時間には気を付けていきたいものです。

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就活メールの例文・テンプレート

 ビジネスの世界ではメールにもある程度決まった書式が使われます。 そこで社会人の視点から、就活メールの例文・テンプレートを紹介します。

 

メールで質問する際の例文

 まずは、メールで質問する際の例文・テンプレートを紹介します。

 件名:ビジョンに関する質問

 本文:
 株式会社エムワイホールディングス 人事部 ○○様

 お世話になります。××大学△△学部3年の□□と申します。
3月7日の会社説明会に参加させていただきまして、ありがとうございました。
1つ聞きそびれてしまった質問がありますので、メールをお送り致します。

 貴社が事業を通じて実現したい理想の社会像を教えていただけますでしょうか。
私は「交通事故をゼロにしたい」という就職活動の軸を持っていますが、
これが貴社のビジョンと一致しているか不安に思い、質問に至りました。

 以上、よろしくお願い致します。

-----------------------------------
××大学△△学部3年 □□
電話番号:090-****-****
e-mail:******@myskc.net

 就活ではメールで質問をする場合があります。インターンシップの担当者や人事の採用担当者が名刺をくれることがあり、 「質問があればこのアドレスに送ってね」と言われたら、質問を送るチャンスです。

 メールで質問をする際のコツは、質問だけを送るのではなく、 「質問したいと思った理由」「それを聞いて就活に役立てたいという思い」を書き加えましょう。 「気持ち」が載っているメールには、社員に「なんとしても答えてあげたい」という意識が働きます。 また、入社意欲、熱意が伝わるため印象にも残ります。

 メールで質問する際の件名も、「質問の種類」+「に関する質問」にすることで、 件名を見ただけで「質問が来た」とわかりますので、この書き方を守るようにしてください。

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メールでお礼する際の例文

 次に、メールでお礼する際の例文・テンプレートを紹介します。

 件名:会社説明会のお礼

 本文:
 エムワイストレングス株式会社 人事部 ○○様

 お世話になります。××大学△△学部3年の□□と申します。
3月7日の会社説明会に参加させていただきまして、ありがとうございました。

 今回の会社説明会では貴社の「交通事故をゼロにしたい」というビジョンを知ることができ、
また全社が一丸となってこの目標に取り組んでいるところにやりがいを感じ、
貴社を第一志望に就職活動に取り組みたいと思うに至りました。
 後日、エントリーシートを送付させていただきます。 今後とも、よろしくお願い致します。

-----------------------------------
××大学△△学部3年 □□
電話番号:090-****-****
e-mail:******@myskc.net

 お礼メールでも件名は「参加したイベント名」+「のお礼」とすることで、 何のメールかわかりやすくします。

 お礼メールを送る際は、ただ「ありがとうございました」だけを伝えるのではなく、 そのイベントで学んだことや感想をフィードバックするように心がけましょう。 会社の人事は説明会の満足度を気にしており、このようなメールを受け取ると喜びます。

 特に「志望度が上がった」「入社したいと思った」「第一志望にしたい」というメールこそ、 人事が受け取ってうれしいメールです。

 お礼メールを送ること自体は必須ではないのですが、「いいイベントだった」と思ったら、 お礼メールを送りましょう。

 そして志望度が高まったときは、メール最後の「今後とも、よろしくお願い致します。」も重要です。 いつもは「以上」としているところを「今後とも」に変えることで、 入社意欲の証拠としてアピールすることができます。

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会社説明会の申し込みの例文

 会社によっては会社説明会やセミナーをメールで申し込む場合があります。 特にインターンシップを経由した裏選考ルートでは「申し込みメール」を送ることも多いでしょう。 そこで、申し込みメールを送る際の例文・テンプレートを紹介します。

 件名:座談会(ざっくばらん会)の申し込み

 本文:
 エムワイ商事株式会社 人事部 ○○様

 お世話になります。××大学△△学部3年の□□と申します。
この度平成30年3月10日に貴社が開催されます座談会に是非、
出席させていただきたくメールをお送り致します。
必要事項は下記の通りです。

座談会名:ざっくばらん会
希望日時:平成31年3月10日 午前8時~
希望会場:東京会場
大学名:××大学 △△学部
氏名:□□

 以上、よろしくお願い致します。

-----------------------------------
××大学△△学部3年 □□
電話番号:090-****-****
e-mail:******@myskc.net

 申し込みメールでも、件名は「申し込みの種類」+「の申し込み」とすることで、何のメールかわかりやすくします。

 内容についても、希望日時や希望会場を選んで回答するタイプであれば、 「申し込むイベントの名前」「希望日時」「希望会場」など必要事項をしっかり書きましょう。

 ただし、「〇月〇日の10時から東京本社でお会いできませんか?」 というように会社が日時も場所も指定してメールを送ってきて、 それに返信する場合はいちいち場所や日時を付け加える必要はありません。

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面接の申し込みの例文

 会社によっては選考を受けたいとき、メールで申し込まなければならない場合があります。 選考や面接を受けたいとき、エントリーするときの申し込みメールの例文・テンプレートを紹介します。

 件名:採用選考の申し込み

 本文:
 株式会社エムワイ情報 人事部 御中

 お世話になります。就職活動をしている××大学△△学部3年の□□と申します。
IT業界を中心に企業研究をしていたところ、貴社のビジネスに非常に強い関心を持ちました。 ぜひ、2020年度入社の採用選考を受けさせていただきたいと存じます。

希望日時:平成31年3月10日 午前8時~
希望会場:東京会場
大学名:××大学 △△学部
氏名:□□

 以上、よろしくお願い致します。

-----------------------------------
××大学△△学部3年 □□
電話番号:090-****-****
e-mail:******@myskc.net

 選考を受けたいとき、必ず「就職活動をしている」という文言を入れましょう。 人事部には採用選考の他にも新人教育や中堅社員研修などの仕事がたくさんあり、 一目で「面接の申し込みメール」だとわかるようにしないとメールが埋もれてしまいます

 会社側が日時や場所をある程度決めている場合は例文のように、必要事項を書いて送ります。 会社側が特に書いていない場合は省略して、「氏名」「大学名」「電話番号」「メールアドレス」だけ書いておきましょう。

 志望動機や自己PRも書きたい気持ちはあると思いますが、メールが長くなりすぎると読んでもらえません。 グッとこらえて「貴社のビジネスに非常に強い関心を持ちました」程度に抑え、 「じゃあ面接で話を聞いてみよう」と思わせるのがコツです。

 メールでエントリーする際も、上記の例によって書きましょう。

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面接辞退の例文

 面接の日程がかぶってしまうことはよくあることです。 就活生のあなたは非常に申し訳ない気持ちでいっぱいだと思いますが、 会社も慣れているので問題はありません。

 しかし、マナーを守って辞退メールを送ることは社会人として重要です。 以下では、面接を辞退する際のメールの例文・テンプレートを紹介します。

 件名:一次面接を辞退致します

 本文:
 エムワイ不動産株式会社 人事部 ○○様

 お世話になっております。××大学△△学部4年の□□と申します。
この度平成30年4月1日に面接のお約束をいただきまして、ありがとうございます。
4月1日に様々な会社の面接日程が設定されました。
大変悩んだのですが、全てのスケジュールをこなすことは困難と判断し、
貴社の一次面接を辞退するという運びになりました。

面接:一次面接
面接日時:平成31年4月1日 午前9時~
希望会場:東京会場
大学名:××大学 △△学部
氏名:□□

 以上、よろしくお願い致します。

-----------------------------------
××大学△△学部4年 □□
電話番号:090-****-****
e-mail:******@myskc.net

 辞退メールでも、件名は「一次面接を辞退致します」とすることで、何のメールかわかりやすくします。

 面接や内定の辞退メールで円満に終わらせるコツは、 「お礼を述べる」「先に理由を述べる」「辞退する」という流れで、 「申し訳ない」という気持ちを押し出すことです。

 本音ではまったく申し訳なく思う必要はありません。会社は選考に落ちた学生には「サイレントお祈り」すらしますから、 就活生が辞退をすることもまったく悪いことではありません。 ですが、円満に終わらせるには「申し訳ない」という気持ちをウソでも書くことが社会人のマナーです。

 そして、通常のメールでは結論から書きます。質問でも、申し込みでも、 「お世話になっております」の次に「質問がしたい」「参加したい」という結論を書きます。 ビジネスメールでは結論を最初に書くのがマナーなのです。

 ですが、辞退のときだけは例外で、結論を後回しにしましょう。 謝罪や辞退のメールを送るとき特有のマナーなのですが、 結論を後回しにすることで「申し訳ないので言いにくい」という気持ちを表現することができます。

 まずは、「選考に呼んでもらったお礼」を先に書きます。 そして次に、「辞退に至る理由」を書きます。そして最後に「辞退致します」と書きます。

 お断り系統のメールではこのマナーに従うようにしましょう。

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