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「おっ!」と思わせる就活メールの書き方|選考申込等の例文

 

この記事の要点

  1. 件名で内容がわかるようにしよう!
  2. 宛名→お世話になります→名乗る」の3点セットを覚えよう!
  3. よろしくお願いいたしますで締めて、その下に署名を入れよう!
  4. 敬語は過剰なくらいがちょうどいい!
  5. 辞退だけは例外のマナーがあるので注意!


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件名の例

 件名で、内容がわかるようにしよう!

 就活メールの件名の例を、次の表に一覧にしました。

申し込みの件名 「会社説明会(3/7)の申し込み」
「会社説明会の申し込み(事務系総合職向け)」
「○○セミナーの申し込み」
質問の件名 「新卒採用に関する質問」
「会社説明会(3/7)に関する質問」
「選考フローに関する質問」
お礼の件名 「夏期インターンシップのお礼」
「インターンシップ(7/21~7/26)のお礼」
「面談(2/1)のお礼」
選考応募の件名 「新卒採用選考の申し込み」
「面接の申し込み(新卒)」
「書類選考の応募(大卒・総合職)」
面接日程の件名 「面接日程の変更のお願い(一次面接)」
「面談予約の変更のお願い(大卒総合職)」
辞退の件名 「採用内定の辞退につきまして」
「二次面接の辞退につきまして」
「書類選考の応募の取り消しにつきまして」

 メールを送る際に気をつけたいことは、「件名で内容がわかる」ようにすることです。 人事部には毎日20~50通、時には100通以上の大量のメールが届きます。 そこで「メールを開かなくてもだいたいわかる」ようにするのは、メールを送る際の大切なマナーです。

 例えば「応募」系統のメールの場合は、次の3点に注意してください。

  • 何に申し込むのか
  • どの日程に申し込むのか
  • 職区分は何を選ぶのか

 会社には同じようなメールがたくさん届きます。そんな中で「申し込み」とだけ書かれたメールがきても、何の話だかわかりません。 ですからなるべく件名で絞り込んでわかりやすくすることが重要です。

 また、日程変更のメールは「お願い」とつけることがコツです。 やむを得ない事情があるとはいえ、「予約の変更」は人事部にとって余計な手間です。 件名では少し申し訳なさそうにしておきましょう。

 

最初に書くことは?

 「宛名+お世話になります+名乗る」の3点セットを覚えよう!

 就活メールで最初に書くことは、「宛名+お世話になります+名乗る」の3点セットです。以下の例文をコピーして利用してください。

株式会社〇〇 人事部 採用係御中

お世話になります。
就職活動をしている〇〇大学の〇〇と申します。

 この3点セットはメールの定型文であり、これを守らないビジネスメールは存在しません

 「宛名」は間違いメールではない証拠として必須です。送り先が個人なら「様」、組織なら「御中」をつけるのがマナーです。 これがなければ「スパムメール」として認定されてしまいます。

 また「お世話になります」は、メールの最後に書く「以上、よろしくお願いいたします」とセットの定型文であり、 これがあるだけで「しっかりしたメール」という印象を持ってもらえます。

 そして「名乗る」ことも重要です。「署名」や「必要事項」で同じことを記入するとはいえ、 「お世話になります」の次に「名乗る」のもやはり、ビジネス界では常識になっています。 本文はこの「3点セット」の次から始めましょう。

 

「署名」を必ずしよう!

 署名がないとスパムメールと勘違いされる!

 「署名はいらない」と思う方も多いですが、一見無駄なように見えて、署名は必要です。 社会人は「メール最下部の署名」を見て、送り主が誰なのか判別するからです。

 相手はあなたのメールアドレスを登録していませんので、採用担当者のメールボックスには、 アルファベットが並んだだけの生のメールアドレスが表示されます。

 もちろん、文中で自己紹介をする場合もあるでしょう。 会社説明会や座談会の申し込みでは「氏名:○○」というように、必要事項として要求されている場合がほとんどです。 しかし、必要事項とは別に最下部に書いておくことで、「スパムメールではない」ことを示せます。

 

署名の例

 就活メールの署名の例は、下記の通りです。

------------------------------------------------
MYストレングス大学 法学部 3年 ○○
TEL:090-xxxx-xxxx
E-mail:aida_takeshi@myskc.net

 社会人の常識では、メールの最後に署名することになっています。 大学生の場合は、大学名と学部、学科、電話番号(携帯電話)、メールアドレスを署名とします。 住所まで記載する必要はないでしょう。

 通常、署名というと手書きでサインするイメージがありますが、 メールの署名は、本文の後につける自分の連絡先です。 署名を書くことで、「ここが本文の終わりですよ」と示すことにもなるのです。

 重要なことは、「自分が誰なのかはっきりさせること」です。 以下では署名の要素について解説します。

 

罫線で区切ろう

 署名と本文は、「-----------」で区切ろう!

 署名と本文は、罫線で区切りましょう。ビジネスメールでも罫線には「----------」が使われます。 これがあると、本文はここで終わりという印になります。

 そしてこの区切り線より下は署名だという印にもなっています。社会人は差出人がわからないとき、「区切り線」を目印に署名を探します。 必ず区切り線を入れるようにしましょう。

 

所属を明らかにする

 名前と一緒に、所属が必須

 署名には「名前だけ」でなく所属と連絡先も記載しましょう。

 会社に届くメールは無数にあり、就活生だけでなく、取引先や株主からも来ます。 そんなとき、名前だけ名乗られても何者なのかわからないという事情があります。

 本文中で「就職活動をしている〇〇と申します」と書くのも重要ですが、 社会人が最初に見るのは署名欄ですから、署名欄で「どこの誰なのか」がわかるようにしておくのがマナーです。

 「大学名+学部学科+年次+氏名」

 というセットを署名の1行目に書きましょう。

 

連絡先を必ず書く

 連絡先も必須!でも住所は不要

 署名では連絡先も必ず書きましょう。 特に「電話番号」「メールアドレス」の記載は必須です。

 まず、社会人は電話が大好きです。どんなに些細な内容でも、とにかく電話。 つながらなければ後でかけ直すなど、「メールで送れば済む」という発想がまるでありません。 つまり、電話番号を書かなければ「連絡してくるな」と言っているのと同じになってしまうのです。

 メールアドレスは「差出人欄に出るから不要では?」と思ってしまいがちです。 ですが、近年は差出人偽装されたスパムメールも存在しますので、差出人欄と署名欄を照合して確認します。 ゆえに「電話番号」「メールアドレス」の両方を署名欄に書いておきましょう。

 一方で、「必要事項」として指定されていない限り、住所は書かなくていいです。 社会人のメールでも「住所」は載っていないことが多いです。

 

就活メールのマナー

 就活のメールのマナーは、次の7つを守ってください。

 ルールに従い、決まった文章を挿入することで立派なメールになるのです。 以下ではメールを送る際のマナーを述べていきます。

 

1.件名でメールの内容がわかるようにする

 件名で内容がわかるようにしよう!

 早い者勝ちの側面もある就活ですが、件名で内容がわかるようなメールでないと、 メールを開いてもらえない可能性があります。「よろしくお願いします」「参加願い」などといった件名はアウトです。 参加する会の名前をしっかりメールのタイトルに書きましょう。

 「無題」はもってのほかです。会社説明会の参加なら「会社説明会の申し込み」 OB訪問なら「OB訪問の申し込み」面接の辞退なら「面接を辞退します」と書きましょう。

 

2.本文の最初に宛名を書く

 本文は、宛名から始めよう!

 「間違いメールではない」ことを主張するために、本文の最初は「宛名」を書きましょう。 宛名は「会社名 部署 名前+様」で書きます。

 ここで気をつけたいのは、役職がある人には「山田課長殿」「山田課長」というように、二重に敬称をつけることです。 本来は「山田課長」ですでに敬称なので、「殿」や「様」をさらにつけるのは間違いです。 しかし、世の中にはいろんな人がいます。「なぜ殿や様をつけずに呼び捨てするんだ!」と怒る人すらいます。

 私も3人の上司の下で働きましたが、1人は「殿や様をつけなくていい」と言い、あと2人は「殿や様をつけろ!」と怒りました。 ここで学んだことは、「敬称をつけられて怒る人はいない」ということです。 時には正しくない日本語も、相手を怒らせないためには必要だということですね。

 相手に役職があることがわかっている場合は、必ず「役職名+殿」をセットにしましょう。役職は社会人の誇りです。

 ちなみに相手の名前がわからないときは、「株式会社〇〇御中」「株式会社〇〇 人事部御中」もしくは、 「株式会社〇〇 人事部 ご担当者様」と書きましょう。

 

3.宛名の次に「お世話になっております。」

 「お世話になっております」はビジネスメールの定型文!

 ビジネスの世界では、世話になっていても、なっていなくても、または相手が誰だかよくわからなくても、今後お世話になるつもりが全くなくても 「お世話になります」と述べることになっています。「こんにちは」くらい一般化した挨拶です。 2回目以降のメールでは「お世話になっております」と書きます。

 これができていれば就活メールとしても上出来です。

 

4.本文の最後に「よろしくお願いいたします。」

 「よろしくお願いいたします」がビジネスメールの締め!

 「お世話になります」で始めて、「よろしくお願いいたします」で締めます。 もはや定型化されたビジネスメールのマナーです。 「記」と「以上」のような関係です。メール内容の最後に書きましょう。

 就活メールでもこれを書いておきましょう。

 

5.メールの最後に署名する

 本文の下に、必ず署名を入れよう!

 このメールの差出人が誰なのかを特定します。 大学名、氏名、メールアドレス、電話番号等を書きます。 メールの終わりを示すので、これ以降に文章を書いてはいけません。

 以上ができるだけで、しっかりした就活メールになります。 逆にこれだけできていれば、実際に就職してからも安心です。

 

6.敬語は過剰なくらいがちょうどいい

 敬語が過剰で怒られることはない!

 宛名の項目でも述べたように、「敬語を過剰に使われて怒る人」はいません。 逆に、正しい日本語だとぶっきらぼうに聞こえてしまう場合があります。

 例えば「貴社では今後、会社説明会のご予定はありますか

 なんだかぶっきらぼうな感じがしますよね。まるで部活の先輩に話しかけるくらいくだけた印象があります。 しかし、これは正しい日本語です。

 一方、ビジネスメールでは過剰に敬語を使うことが奨励されます。例えば以下のように。

 「貴社では今後、会社説明会のご予定はありますでしょうか。」

 確かにこれは間違った日本語です。しかし、「ありますか」と言われて不快に思う人はいても、 尊敬されて怒る人はいません。「日本語が間違っているよ、君(笑)」くらいは言われる可能性もありますが、 「失礼なやつめ!」とまで思われることはありません。間違った日本語も、ひとつの処世術です。

 

7.記号は使わない

 「!」や「?」を使ってはいけない!

 最近では「!」や「?」などの記号を使う人も増えてきましたが、 記号は日本語ではないため、年配社員は不快に思う可能性が高いです。

 就活メールで使ってもいい記号は以下の3通りだけです。

  • 「、」「。」の句読点
  • 箇条書きにする際の「・」
  • 必要事項を記入する際の「:」

 「、、、」「。。。」「・・・」のように記号を並べて感情を表現する人もいますが、 ビジネスメールでこれをやると怒られます。 おじいちゃん、おばあちゃんが手紙を書くときに「使わなそうな表現」は就活メールでも使わないように心がけましょう。

 

メールを送る時間

 メールは朝9~17時に送ろう!

 メールを送る時間は、就業時間内です。 8時半~17時半の会社なら8時半~17時半の間。9時~18時の会社なら9時~18時の間に送るのがマナーです。 緊急性の高いものを除き、深夜や休日に送るのは控えましょう。

 というのも、社会人はメールが届いたら通知が鳴るように設定してあるからです。 「緊急の仕事」に備えて夜間・休日でもメールは読む人がとても多いです。 つまり、あなたのメールが相手のプライベートを侵略するということです。

 ・・・というのは向こうが勝手にやっていることですから、本来気にしなくていいものです。 ですが、もし気を遣ってあげるなら、あなたが「仕事のメールが来たらイヤだなあ」と思う時間帯は避けましょう。

 

就活メールの例文・テンプレート

 ビジネスの世界ではメールにもある程度決まった書式が使われます。 そこで社会人の視点から、就活メールの例文・テンプレートを紹介します。

 

メールで質問する際の例文

 まずは、メールで質問する際の例文・テンプレートを紹介します。

 件名:ビジョンに関する質問

 本文:
 株式会社エムワイホールディングス 人事部 ○○様

 お世話になります。××大学△△学部3年の□□と申します。
3月7日の会社説明会に参加させていただきまして、ありがとうございました。
1つ聞きそびれてしまった質問がありますので、メールをお送り致します。

 貴社が事業を通じて実現したい理想の社会像を教えていただけますでしょうか。
私は「交通事故をゼロにしたい」という就職活動の軸を持っていますが、
これが貴社のビジョンと一致しているか不安に思い、質問に至りました。

 以上、よろしくお願い致します。

-----------------------------------
××大学△△学部3年 □□
電話番号:090-****-****
e-mail:******@myskc.net

 就活ではメールで質問をする場合があります。インターンシップの担当者や人事の採用担当者が名刺をくれることがあり、 「質問があればこのアドレスに送ってね」と言われたら、質問を送るチャンスです。

 メールで質問をする際のコツは、質問だけを送るのではなく、 「質問したいと思った理由」「それを聞いて就活に役立てたいという思い」を書き加えましょう。 「気持ち」が載っているメールには、社員に「なんとしても答えてあげたい」という意識が働きます。 また、入社意欲、熱意が伝わるため印象にも残ります。

 メールで質問する際の件名も、「質問の種類」+「に関する質問」にすることで、 件名を見ただけで「質問が来た」とわかりますので、この書き方を守るようにしてください。

 

メールでお礼する際の例文

 次に、メールでお礼する際の例文・テンプレートを紹介します。

 件名:会社説明会のお礼

 本文:
 エムワイストレングス株式会社 人事部 ○○様

 お世話になります。××大学△△学部3年の□□と申します。
3月7日の会社説明会に参加させていただきまして、ありがとうございました。

 今回の会社説明会では貴社の「交通事故をゼロにしたい」というビジョンを知ることができ、
また全社が一丸となってこの目標に取り組んでいるところにやりがいを感じ、
貴社を第一志望に就職活動に取り組みたいと思うに至りました。
 後日、エントリーシートを送付させていただきます。 今後とも、よろしくお願い致します。

-----------------------------------
××大学△△学部3年 □□
電話番号:090-****-****
e-mail:******@myskc.net

 お礼メールでも件名は「参加したイベント名」+「のお礼」とすることで、 何のメールかわかりやすくします。

 ただ「ありがとうございました」だけを伝えるのではなく、 そのイベントで学んだことや感想をフィードバックするように心がけましょう。 会社の人事は説明会の満足度を気にしており、このようなメールを受け取ると喜びます。

 特に「志望度が上がった」「入社したいと思った」「第一志望にしたい」というメールこそ、 人事が受け取ってうれしいものです。

 お礼メールを送ること自体は必須ではないのですが、「いいイベントだった」と思ったら、送りましょう。

 そして志望度が高まったときは、最後の「今後とも、よろしくお願い致します。」も重要です。 いつもは「以上」としているところを「今後とも」に変えることで、 入社意欲の証拠としてアピールすることができます。

 

会社説明会の申し込みの例文

 会社によっては会社説明会やセミナーをメールで申し込む場合があります。 特にインターンシップを経由した裏選考ルートでは「申し込みメール」を送ることも多いでしょう。 そこで、申し込みメールを送る際の例文・テンプレートを紹介します。

 件名:座談会(ざっくばらん会)の申し込み

 本文:
 エムワイ商事株式会社 人事部 ○○様

 お世話になります。××大学△△学部3年の□□と申します。
この度令和5年3月10日に貴社が開催されます座談会に是非、
出席させていただきたくメールをお送り致します。
必要事項は下記の通りです。

座談会名:ざっくばらん会
希望日時:令和5年3月10日 午前8時~
希望会場:東京会場
大学名:××大学 △△学部
氏名:□□

 以上、よろしくお願い致します。

-----------------------------------
××大学△△学部3年 □□
電話番号:090-****-****
e-mail:******@myskc.net

 申し込みメールでも、件名は「申し込みの種類」+「の申し込み」とすることで、何のメールかわかりやすくします。

 内容についても、希望日時や希望会場を選んで回答するタイプであれば、 「申し込むイベントの名前」「希望日時」「希望会場」など必要事項をしっかり書きましょう。

 ただし、「〇月〇日の10時から東京本社でお会いできませんか?」 というように会社が日時も場所も指定して送ってきて、 それに返信する場合はいちいち場所や日時を付け加える必要はありません。

 

面接の申し込みの例文

 会社によっては選考を受けたいとき、メールで申し込まなければならない場合があります。 選考や面接を受けたいとき、エントリーの申し込みメールの例文・テンプレートを紹介します。

 件名:採用選考の申し込み

 本文:
 株式会社エムワイ情報 人事部 御中

 お世話になります。就職活動をしている××大学△△学部3年の□□と申します。
IT業界を中心に企業研究をしていたところ、貴社のビジネスに非常に強い関心を持ちました。 ぜひ、2024年度入社の採用選考を受けさせていただきたいと存じます。

希望日時:令和5年3月10日 午前8時~
希望会場:東京会場
大学名:××大学 △△学部
氏名:□□

 以上、よろしくお願い致します。

-----------------------------------
××大学△△学部3年 □□
電話番号:090-****-****
e-mail:******@myskc.net

 選考を受けたいとき、必ず「就職活動をしている」という文言を入れましょう。 人事部には採用選考の他にも新人教育や中堅社員研修などの仕事がたくさんあり、 一目で「面接の申し込みメール」だとわかるようにしないと埋もれてしまいます

 会社側が日時や場所をある程度決めている場合は例文のように、必要事項を書いて送ります。 会社側が特に書いていない場合は省略して、「氏名」「大学名」「電話番号」「メールアドレス」だけ書いておきましょう。

 志望動機や自己PRも書きたい気持ちはあると思いますが、文章が長くなりすぎると読んでもらえません。 グッとこらえて「貴社のビジネスに非常に強い関心を持ちました」程度に抑え、 「じゃあ面接で話を聞いてみよう」と思わせるのがコツです。

 メールでエントリーする際も、上記の例によって書きましょう。

 

面接辞退の例文

 辞退のメールだけは、感謝の気持ちを先に書こう!

 面接の日程がかぶってしまうことはよくあることです。 就活生のあなたは非常に申し訳ない気持ちでいっぱいだと思いますが、 会社も慣れているので問題はありません。

 しかし、マナーを守って辞退メールを送ることは社会人として重要です。 以下では、面接を辞退するメールの例文・テンプレートを紹介します。

 件名:一次面接を辞退致します

 本文:
 エムワイ不動産株式会社 人事部 ○○様

 お世話になっております。××大学△△学部4年の□□と申します。
この度令和5年4月1日に面接のお約束をいただきまして、ありがとうございます。
4月1日に様々な会社の面接日程が設定されました。
大変悩んだのですが、全てのスケジュールをこなすことは困難と判断し、
貴社の一次面接を辞退するという運びになりました。

面接:一次面接
面接日時:令和5年4月1日 午前9時~
希望会場:東京会場
大学名:××大学 △△学部
氏名:□□

 以上、よろしくお願い致します。

-----------------------------------
××大学△△学部4年 □□
電話番号:090-****-****
e-mail:******@myskc.net

 辞退のときも、件名は「一次面接を辞退致します」とすることで、何のメールかわかりやすくします。

 面接や内定の辞退を円満に終わらせるコツは、 「お礼を述べる」「先に理由を述べる」「辞退する」という流れで、 「申し訳ない」という気持ちを押し出すことです。

 本音ではまったく申し訳なく思う必要はありません。会社は選考に落ちた学生には「サイレントお祈り」すらしますから、 就活生が辞退をすることもまったく悪いことではありません。 ですが、円満に終わらせるには「申し訳ない」という気持ちをウソでも書くことが社会人のマナーです。

 そして、通常のメールでは結論から書きます。質問でも、申し込みでも、 「お世話になっております」の次に「質問がしたい」「参加したい」という結論を書きます。 ビジネスメールでは結論を最初に書くのがマナーなのです。

 ですが、辞退のときだけは例外で、結論を後回しにしましょう。 謝罪や辞退のメールを送るとき特有のマナーなのですが、 結論を後回しにすることで「申し訳ないので言いにくい」という気持ちを表現することができます。

 まずは、「選考に呼んでもらったお礼」を先に書きます。 そして次に、「辞退に至る理由」を書きます。そして最後に「辞退致します」と書きます。

 お断り系統のメールではこのマナーに従うようにしましょう。

電話のマナーもチェックする

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早期選考はいつから?企業一覧・10倍受かりやすい理由

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プロフィール写真

著者:村田 泰基(むらた やすき)
 合同会社レセンザ代表社員。1989年生まれ。大阪大学法学部卒。2013卒として就活をし、某上場企業(メーカー事務系総合職)に入社。 その後ビジネスの面白さに目覚め、2019年に法人設立。会社経営者としての経験や建設業経理士2級の知識、自身の失敗経験、300冊以上のビジネス書・日経ビジネスを元に、8年間に渡り学生の就職活動を支援している。



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