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【就活】電話のマナー・受け方とかけ方の例文

 就活電話マナーについて解説します。 就活の電話は「出れなかった」「留守電が入っていた」「不在着信があった」など、折り返しすることも多いです。 ましてや電話がかかってきてすぐに取った時など、就活の電話対応は緊張するものです。

 就活でも電話のマナーはとても重要です。というのも、電話は相手の顔が見えないからです。 声と言葉だけですべてを伝えなければならないのです。 ここでは社会人の視点から、就活の電話のマナーを挙げていきます。



 

就活電話のマナー集

 就活での電話で守るべきマナーを紹介します。

 

マナー1:高い声で話す

 就活電話で最も注意すべきマナーです。友達や家族との電話では地声で話していることと思います。 しかし、赤の他人と電話をするときは地声ではいけません。電話の声は意外と低く聞こえるものです。

 私は業界柄、電話の相手にコミュニケーション能力がない場合が多いのですが、 聞き取れないどころか聞こえないことすらあります。

 電話の声が低いと、やる気がない元気がない暗いという印象を与えることになります。 声の高さについては就職後、電話研修で指導されますが、もちろん就職活動中も気を付けるべきマナーです。

 高い声で話すことによって声が通りやすくなり、聞こえやすくなります。 そして明るい印象も与えることができます。電話では高い声で話すことを心がけましょう。

 

マナー2:名乗る前に「就職活動をしている」ことを伝えよう

 これはマナーというよりは気遣いの問題ですが、自分から電話をかける場合は、 名前よりも先に「就活中である」ことを伝えるべきです。 というのも、会社にはいくつも電話がかかってきますので、名前だけでは何の電話かわからないからです。

 「就職活動をしている○○と申します」と言うことによって、 何の目的の電話かを相手に伝えます。相手も「就活の電話か」とすぐにわかります。

 単に名前を名乗るだけでは、誰が電話をかけているのか特定するのに不十分です。 もしかしたら同じ名前の人が会社にいるかもしれませんし、取引先の人と間違えられてしまうかもしれません。 「就職活動をしている」ことを伝え、スムーズに電話をつないでもらえるようにしましょう。

 

マナー3:名乗ったら「お世話になっております」と言う

 「お世話になっております」はビジネスでの電話の基本的なマナーです。 例え初めて電話をかける相手でも、お世話になっていなくても、 今後お世話になるつもりがなくても、とにかく「お世話になっております」と言います。

 就活生が電話で「お世話になっております」と言うことはめったにありません。 というのも、これはビジネスマナーであり、学生はそんなことを電話で言ったことがないからです。 「お世話になっております」と言えるとかなり高評価です。

 

マナー4:「今、お時間よろしいでしょうか」と聞く

 就活では電話で質問することもあります。折り返しの電話でなく、 自分の都合で会社に電話をするときは、名乗った後に「今、お時間よろしいでしょうか」と必ず聞きましょう。 もしかすると相手は瞬間的にものすごく忙しいかもしれません。

 極端な人だと「なぜ俺がお前の都合で動かなければならないんだ」と怒る人すらいます。 人事部の採用担当者にそんな人はまずいないでしょうが、 「『暇だ』と思われている」と不快に思う人もいることは知っておきましょう。

 「今、お時間よろしいでしょうか」は電話を掛ける際の定型句だと思っておきましょう。 これを聞いても聞かなくても結局は本題に入るわけですが、 一言これを言うだけで「マナーがしっかりしているな」という印象を与えることができます。

 

マナー5:どうしても手が離せない時は「折り返しお電話致します」

 電車に乗っているときや、授業中など、どうしても電話をしている余裕がないこともあります。 就活とはいえ電話を待つために引きこもっているわけにもいきません。 そんなとき、「今電車なので・・・」と電話を切ってしまってはマナー違反です。

 採用担当者にとって就活生が授業中なのか、電車の中なのか、アルバイト中なのかはどうでもいいことです。 気になるのは「いつ連絡が取れるか」です。電話の相手のニーズを適切にくみ取り、 失礼のないように「いつ連絡が取れるか」を伝えます。

 最もスマートな電話の切り方は、「今、電車に乗っておりますので、折り返しお電話致します」と断ることです。 相手も事情を察し、電話を切ってくれます。 電話番号さえわかれば、無視して後で折り返してもいいわけですが。

 

マナー6:「もしもし」は言わない

 社会人の習慣として「もしもし」は言いません。 電話を受ける場合は「もしもし」の代わりに「はい。○○株式会社の××です」

 電話をかける場合も「もしもし」ではなく「○○株式会社の××と申します。」 と名乗るのです。これに則り、就活生も電話をかける場合は「就職活動をしている○○と申します。」 電話を受ける場合は「はい。○○です。」と名乗るようにしましょう。

 

マナー7:「貴社」ではなく「御社」

 「貴社」と「御社」のどちらを使えばいいか悩むことがありますよね。 電話では「御社」が正しい日本語です。

 日本語はややこしいもので、「話し言葉」と「書き言葉」があり、「御社」は話し言葉で、 「貴社」は書き言葉です

 というのも、「貴社」には同音異義語が多く、「記者」も「汽車」も「帰社」も同じ発音でわかりにくいからです。 「御社」の同音異義語はないため、電話では必ず「御社」を使うのがマナーです。

 一方でメールやエントリーシートなどの文書の場合は、書き言葉の「貴社」を使うようにしましょう。

 

マナー8:非通知設定、非通知拒否設定は解除しておく

 就活では、電話の非通知拒否設定の解除はマナーというより必須です。

 就活の電話は非通知でかかってくることがあります。 例えばリクルーター面接の案内や、ごく少人数を対象にした会社説明会・セミナーは非通知で電話がかかってきます。 そんなときに非通知拒否をしていると、せっかくの裏選考ルートのチャンスを逃すことになります。

 逆に、電話をかける際の非通知設定も解除しておきましょう。 社員が非通知拒否設定をしていたり、会社が非通知の電話は取らない方針にしている場合があります。

 こちらは非通知設定なしで、向こうは非通知設定ありだと不公平感がありますが、 電話を非通知にしているかどうかは会社によりますので仕方がありません。

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電話をかけてもいい時間

 就活で電話をかけても良い時間を解説します。基本的に以下の時間帯を守ってください。

  • 平日は9時~17時まで
  • 土日祝は電話をかけない

 就活で電話をかける場合は時間帯に注意しなければなりません。 常識的な会社は、就活生に電話をかけるのは朝から夕方にかけてです。 つまりは会社の就業時間中ですね。9時ごろから18時ごろまでは電話がかかってくる可能性があります。

 就活生からの電話の時間帯も就業時間中にしたいところですが、 会社の就業時間がわからないときは9時から17時までにしましょう。 世間一般で会社が就業中の時間帯ですから、この時間を守れば怒られることはありません。

 「土日祝に電話をかけてきたので、それに折り返す」という場合を除き、土日祝は電話をかけてはいけません。 そもそも最近では「残業時間や休日出勤の場合は電話を取らない」という会社も多く、 会社がかけてきたのでない限り、上記の時間帯以外は電話を取ってもらえない可能性も高いです。

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電話を折り返しかける場合のマナーと例文

 就活では折り返して電話をかける場合もあります。 就活とはいえ、いつも携帯電話の前で正座して待っているわけではないのです。 折り返しして電話をかけることも当然あります。

 私の経験ではJR西日本や、大阪ガスが夜8時ごろに電話をかけてきたことがあります。 着信があってから30分以内なら、平日の夜の時間帯や土日祝でも、折り返し電話をかけてもよいでしょう。 時間外で30分以上たった場合は、翌日に折り返しましょう

 就活で折り返し電話をかける際のマナーは、 「先ほどは電話が取れず申し訳ありません」ととりあえず謝ることです。 就活生にも事情がありますし、トイレやお風呂で電話が取れないのも当然です。

 電話が取れなかったことは悪いことではありません。折り返し電話をするのも悪いことではありません。 しかし、社会での電話ではとりあえず謝るのが習慣なのです。 就活生が謝れば、社員も謝ります。こうして打ち解けるというか、理解し合うのです。

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電話を折り返すときの例文

 当然、折り返す際は万全の準備が必要です。 リクルーターからの電話かもしれませんし、会社説明会のお誘いかもしれません。 スケジュール帳を手元に準備し、すぐにメモができる状態にしておきましょう。

 就活での折り返し電話の流れは以下の通りです。

就活生「就職活動をしている○○と申します。お世話になっております。」

社員「お世話になっております。」

就活生「先ほどは電話が取れず申し訳ありません。

社員「こちらこそ申し訳ありません。今、お時間よろしいですか?」

就活生「はい。大丈夫です。」

社員「この度○○さんと弊社の社員とで1対1の会社説明会を行いたいと思いまして~」

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相手の名前がわからないときの例文

 就活の電話では、留守電を入れてもらえなかったり、相手の名前がわからない場合も多々あります。 そんなときのための例文がこちらです。

就活生「就職活動をしている○○と申します。お世話になっております。」

社員「お世話になっております。」

就活生「先ほどこちらの番号からお電話をいただいたのですが、ご確認をお願いしてよろしいでしょうか。

社員「確認しますので少々お待ちください。」

就活生「はい。」

社員「それでは担当の者に変わります。」

就活生「ありがとうございます。」

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電話の折り返しの代わりにメールを送る場合の例文

 平日夜などで電話を受けて30分以上経ってしまった場合は、基本的に折り返しの電話は翌日です。 ですが、相手のメールアドレスが分かっている場合はメールを送ってみましょう。 もしかしたらまだ会社にいて、電話をかけてくれるかもしれません。

 件名:先ほどお電話をいただきました

 本文:
 株式会社エムワイホールディングス 人事部 ○○様

 お世話になります。××大学△△学部4年の□□と申します。
先ほどはお電話をいただきありがとうございます。
家事をしていて、電話が取れず申し訳ありませんでした。

 時間も遅くなってしまいましたので、明日折り返しお電話いたします。
以上、よろしくお願い致します。

××大学△△学部3年 □□
電話番号:090-****-****
e-mail:******@myskc.net

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電話で会社説明会や面接を予約する場合の例文

 電話で会社説明会や面接を予約する場合の例文を紹介します。

 会社説明会に予約する際は、予めスケジュールを確認しておきましょう。 予約する日時を決めたらいざ、電話をかけて説明会を予約します。

就活生「就職活動をしているエムワイ大学の○○と申します。お世話になっております。」

社員「お世話になっております。」

就活生「御社の会社説明会の予約がしたいのですが、今、お時間よろしいでしょうか。」

社員「はい。良いですよ。ご希望の時間を仰ってください。」

就活生「○○日の××時をお願いします。」

社員「○○日の××時ですね。念のため連絡先を頂戴してもよろしいでしょうか。」

就活生「携帯電話の番号でよろしいでしょうか。」

社員「はい。お願いします。」

就活生「090-xxxx-yyyyです。」

社員「090-xxx-yyyyですね。それでは承りましたので、当日よろしくお願いします。」

就活生「よろしくお願いします。」

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電話の受け方と例文

 就活電話受ける場合のマナーも解説します。 電話がかかってきて一発で取れた場合のマナーです。 かけ直すときと異なり準備をする時間がありませんから、今のうちに電話受け方を予習しておきましょう。

 電話の受け方として、「就職活動をしている~」も大学名も名乗る必要はありません。 単に名前だけ言えばよいのです。電話をかけてくる人が会社とは限りませんし、 就活関連の電話ではないかもしれません。

 また、就活関係で会社が電話をかけてくる場合、あなたが就活をしていることも大学名も確実に知っています。 わざわざ説明する必要もありませんし、説明しても時間の無駄です。

 しかし、名前だけは必ず名乗りましょう。名乗ることで、電話をかけてきた採用担当者は「間違い電話をしていない」 ことが確認できます。最近では詐欺電話も多いので、学生時代は電話を取っても名乗らないようにしている方も多いと思います。 しかし、就活では必ず名乗らなければなりません。

 もし名乗らなければ、「○○様の電話でよろしいでしょうか」と確認されることになります。 この無駄なやりとりを避けるために、必ず名乗るのがマナーです。

 手元に紙とペンがあればよいのですが、出先などで筆記用具がない場合も往々にしてあります。 そんな時はいったん切って折り返すか、少し待ってもらって紙とペンを取り出しましょう。

 「暗記すればいいや」などと思ってはいけません。リクルーター面接の約束の電話だった場合、 場所や持ち物、日時にとどまらず、当日の連絡先や待ち合わせ場所で会いやすくするための目印なども決めます。 そんなときに紙とペンがなければ覚えきれません。

 就活の電話の受け方の例文は以下の通りです。

就活生「はい。○○です。」

社員「お世話になっております。株式会社○○の××と申します。今、お時間よろしいでしょうか。」

就活生「はい。大丈夫です。」

社員「弊社にプレエントリーをいただいた方を対象に社員との座談会を予定しています。 つきましては○○さんにご参加いただきたいのですが、いかがでしょうか。」

就活生「是非参加させてください。」

社員「ありがとうございます。それでは日時や場所などを申し上げますが、メモの準備はよろしいでしょうか。」

就活生「はい。お願いします。」
就活生「少々お待ちいただけますか?すぐに準備します。」
就活生「手元に筆記用具がないので後ほど折り返しお電話させていただいてよろしいでしょうか?」

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プレエントリー後の電話は無視してはいけない

 プレエントリーをした後、電話をかけてきてくれる会社もあります。 それを「怪しい」といって無視することを勧める声も目立ちますが、 この電話は無視してはいけません。リクルーター面接の可能性もあるからです。

 会社の人事部が「プレエントリーをしただけ」の就活生に電話をしてくるのはよっぽどのことです。 電話を1件かけるだけでかなり時間を要しますので、誰にでもかけているわけではありません。 電話がかかってくる時点で、あなたは見込みのある学生だと思われている証拠です。

 在籍している大学名や学んでいる学科、プレエントリー時に記入した質問項目などを見て、 人事は入社してほしい就活生を見極めるため、特に見込みのありそうな学生にしぼって電話をかけます。

 これが「1対1の説明会・座談会・質問会」「少人数の説明会」だったらアタリです。 リクルーター面接と呼ばれる裏選考ルートのお誘いです。 限られた就活生にだけ行われる特別な選考で、他の就活生より有利に、早期に内定を獲得するチャンスです。

 単なる単独説明会のお誘いだったとしても、見込みのない学生に電話をかけるほど暇な人事はいません。 多くの会社は「会社説明会への参加」が選考を受ける条件になっていますから、 エントリーシートをしっかり準備して提出すれば、合格の可能性が高いということです。

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【2020卒】ついに受付開始!12月開催の一流企業が集まる合同説明会(参加特典アリ)