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電話のマナー【就活】

 就活電話マナーについて解説します。 就活の電話は「出れなかった」「留守電が入っていた」「不在着信があった」など、折り返しすることも多いです。 ましてや電話がかかってきてすぐに取った時など、就活の電話対応は緊張するものです。

 就活でも電話のマナーはとても重要です。というのも、電話は相手の顔が見えないからです。 声と言葉だけですべてを伝えなければならないのです。 ここでは社会人の視点から、就活の電話のマナーをあげていきます。 

 

就活電話マナー集

 高い声で話す

 就活電話で最も注意すべきマナーです。友達や家族との電話では地声で話していることと思います。 しかし、赤の他人と電話をするときは地声ではいけません。電話の声は意外と低く聞こえるものです。 私は業界柄、電話の相手にコミュニケーション能力がない場合が多いのですが、 聞き取れないどころか聞こえないことすらあります。

 電話の声が低いと、やる気がない元気がない暗いという印象を与えることになります。 声の高さについては就職後、電話研修で指導されますが、もちろん就職活動中も気を付けるべきマナーです。

 高い声で話すことによって声が通りやすくなり、聞こえやすくなります。 そして明るい印象も与えることができます。電話では高い声で話すことを心がけましょう。

 名乗る前に「就職活動をしている」ことを伝えよう

 これはマナーというよりは気遣いの問題ですが、自分から電話をかける場合は、 名前よりも先に「就活中である」ことを伝えるべきです。 というのも、会社にはいくつも電話がかかってきますので、名前だけでは何の電話かわからないからです。

 「就職活動をしている○○と申します」と言うことによって、 何の目的の電話かを相手に伝えます。相手も「就活の電話か」とすぐにわかります。

 単に名前を名乗るだけでは、誰が電話をかけているのか特定するのに不十分です。 もしかしたら同じ名前の人が会社にいるかもしれませんし、取引先の人と間違えられてしまうかもしれません。 「就職活動をしている」ことを伝え、スムーズに電話をつないでもらえるようにしましょう。

 名乗ったら「お世話になっております」と言う

 「お世話になっております」はビジネスでの電話の基本的なマナーです。 例え初めて電話をかける相手でも、お世話になっていなくても、 今後お世話になるつもりがなくても、とにかく「お世話になっております」と言います。

 就活生が電話で「お世話になっております」と言うことはめったにありません。 というのも、これはビジネスマナーであり、学生はそんなことを電話で言ったことがないからです。 「お世話になっております」と言えるとかなり高評価です。

 「今、お時間よろしいでしょうか」と聞く

 就活では電話で質問することもあります。折り返しの電話でなく、 自分の都合で会社に電話をするときは、名乗った後に「今、お時間よろしいでしょうか」と必ず聞きましょう。 もしかすると相手は瞬間的にものすごく忙しいかもしれません。

 極端な人だと「なぜ俺がお前の都合で動かなければならないんだ」と怒る人すらいます。 人事部の採用担当者にそんな人はまずいないでしょうが、 「『暇だ』と思われている」と不快に思う人もいることは知っておきましょう。

 「今、お時間よろしいでしょうか」は電話を掛ける際の定型句だと思っておきましょう。 これを聞いても聞かなくても結局は本題に入るわけですが、 一言これを言うだけで「マナーがしっかりしているな」という印象を与えることができます。

 どうしても手が離せない時は「折り返しお電話致します」

 電車に乗っているときや、授業中など、どうしても電話をしている余裕がないこともあります。 就活とはいえ電話を待つために引きこもっているわけにもいきません。 そんなとき、「今電車なので・・・」と電話を切ってしまってはマナー違反です。

 採用担当者にとって就活生が授業中なのか、電車の中なのか、アルバイト中なのかはどうでもいいことです。 気になるのは「いつ連絡が取れるか」です。電話の相手のニーズを適切にくみ取り、 失礼のないように「いつ連絡が取れるか」を伝えます。

 最もスマートな電話の切り方は、「折り返しお電話致します」と断ることです。 相手も事情を察し、電話を切ってくれます。 電話番号さえわかれば、無視して後で折り返してもいいわけですが。

 「もしもし」は言わない

 社会人の習慣として「もしもし」は言いません。 電話を受ける場合は「もしもし」の代わりに「はい。○○株式会社の××です」

 電話をかける場合も「もしもし」ではなく「○○株式会社の××と申します。」 と名乗るのです。これに則り、就活生も電話をかける場合は「就職活動をしている○○と申します。」 電話を受ける場合は「はい。○○です。」と名乗るようにしましょう。

 

電話を折り返しかける

 就活では折り返し電話をする場合もあります。 就活とはいえ、いつも携帯電話の前で正座して待っているわけではないのです。 折り返しして電話をかけることも当然あります。

 しかし、折り返し電話をかける場合は時間帯に注意しなければなりません。 常識的な会社は、就活生に電話をかけるのは朝から夕方にかけてです。 つまりは会社の就業時間中ですね。9時ごろから18時ごろまでは電話がかかってくる可能性があります。

 折り返しの電話の時間帯も同様に、9時から18時までです。 会社によっては就業時間が異なりますから、できれば10時から17時までの間に電話をかけるべきです。

 これも決まったルールではありません。私の経験ではJR西日本や、大阪ガスが夜8時ごろに電話をかけてきたことがあります。 着信があってから1時間以内なら、折り返し電話をかけてもよいでしょう。

 就活で折り返し電話をかける際のマナーは、 「先ほどは電話が取れず申し訳ありません」ととりあえず謝ることです。 就活生にも事情がありますし、トイレやお風呂で電話が取れないのも当然です。

 電話が取れなかったことは悪いことではありません。折り返し電話をするのも悪いことではありません。 しかし、社会での電話ではとりあえず謝るのが習慣なのです。 就活生が謝れば、社員も謝ります。こうして打ち解けるというか、理解し合うのです。

 当然、折り返す際は万全の準備が必要です。 リクルーターからの電話かもしれませんし、会社説明会のお誘いかもしれません。 スケジュール帳を手元に準備し、すぐにメモができる状態にしておきましょう。

 就活での折り返し電話の流れは以下の通りです。

就活生「就職活動をしている○○と申します。お世話になっております。」

社員「お世話になっております。」

就活生「先ほどは電話が取れず申し訳ありません。」

社員「こちらこそ申し訳ありません。今、お時間よろしいですか?」

就活生「はい。大丈夫です。」

社員「この度○○さんと弊社の社員とで1対1の会社説明会を行いたいと思いまして~」

 

電話の受け方

 就活電話受ける場合のマナーも解説します。 電話がかかってきて一発で取れた場合のマナーです。 かけ直すときと異なり準備をする時間がありませんから、今のうちに電話受け方を予習しておきましょう。

 電話の受け方として、「就職活動をしている~」も大学名も名乗る必要はありません。 単に名前だけ言えばよいのです。電話をかけてくる人が会社とは限りませんし、 就活関連の電話ではないかもしれません。

 また、就活関係で会社が電話をかけてくる場合、あなたが就活をしていることも大学名も確実に知っています。 わざわざ説明する必要もありませんし、説明しても時間の無駄です。

 しかし、名前だけは必ず名乗りましょう。名乗ることで、電話をかけてきた採用担当者は「間違い電話をしていない」 ことが確認できます。最近では詐欺電話も多いので、学生時代は電話を取っても名乗らないようにしている方も多いと思います。 しかし、就活では必ず名乗らなければなりません。

 もし名乗らなければ、「○○様の電話でよろしいでしょうか」と確認されることになります。 この無駄なやりとりを避けるために、必ず名乗るのがマナーです。

 手元に紙とペンがあればよいのですが、出先などで筆記用具がない場合も往々にしてあります。 そんな時はいったん切って折り返すか、少し待ってもらって紙とペンを取り出しましょう。

 「暗記すればいいや」などと思ってはいけません。リクルーター面接の約束の電話だった場合、 場所や持ち物、日時にとどまらず、当日の連絡先や待ち合わせ場所で会いやすくするための目印なども決めます。 そんなときに紙とペンがなければ覚えきれません。

 就活の電話の受け方は以下の通りです。

就活生「はい。○○です。」

社員「お世話になっております。株式会社○○の××と申します。今、お時間よろしいでしょうか。」

就活生「はい。大丈夫です。」

社員「弊社にプレエントリーをいただいた方を対象に社員との座談会を予定しています。 つきましては○○さんにご参加いただきたいのですが、いかがでしょうか。」

就活生「是非参加させてください。」

社員「ありがとうございます。それでは日時や場所などを申し上げますが、メモの準備はよろしいでしょうか。」

就活生「はい。お願いします。」
就活生「少々お待ちいただけますか?すぐに準備します。」
就活生「手元に筆記用具がないので後ほど折り返しお電話させていただいてよろしいでしょうか?」

 

電話で会社説明会に予約する

 電話会社説明会予約する場合の例文を掲載します。

 会社説明会に予約する際は、予めスケジュールを確認しておきましょう。 予約する日時を決めたらいざ、電話をかけて説明会を予約します。

就活生「就職活動をしているエムワイ大学の○○と申します。お世話になっております。」

社員「お世話になっております。」

就活生「御社の会社説明会の予約がしたいのですが、今、お時間よろしいでしょうか。」

社員「はい。良いですよ。ご希望の時間を仰ってください。」

就活生「○○日の××時をお願いします。」

社員「○○日の××時ですね。念のため連絡先を頂戴してもよろしいでしょうか。」

就活生「携帯電話の番号でよろしいでしょうか。」

社員「はい。お願いします。」

就活生「090-xxxx-yyyyです。」

社員「090-xxx-yyyyですね。それでは承りましたので、当日よろしくお願いします。」

就活生「よろしくお願いします。」