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就活メール例【就活】

 就活では会社宛てにメールを送ることも多いです。 プレエントリーすることで会社にメールアドレスを知らせ、会社は各種案内をメールで送ってきます。 座談会やOB訪問、会社説明会の案内もメールで来る場合があります。 

 申し込み自体は会社のホームページで行う場合が多いのですが、 大学別説明会などではメールで申し込みを完了させる会社もあります。

 私の経験ではトヨタ自動車の大学別座談会がそうでした。 メールで案内が来て、メールで参加申し込みをしました。

 このほか、会社説明会参加の申し込み、座談会参加の申し込み、OB訪問の申し込み、 また会社説明会のお礼メール、座談会のお礼メール、OB訪問のお礼メール、 面接辞退メール、内々定辞退メールなど、様々なメールを送る可能性があります。

 ここでは、会社に対して送るメールを送る上でのマナーや 書き方を解説しています。

 

就活メールの件名

 就活で送るメール件名には注意が必要です。 大学生は友達にメールを送る場合、件名が空欄だったり、「Re2:」のような件名だったりと、 メールの件名には無頓着な場合が多いです。

 就活メールはビジネスメールのような書き方が好まれます。 もちろん就活生はビジネスマンではありません。しかし、相手は社会人なのです。 相手の立場にたって考えてみることが重要です。

 社会人は1日に何十通というメールを受信します。件名を見て、 読むのを後回しにするか、先に読むか決めてとりかかるのです。 件名をみて何のメールかわからなければ、後回しにされてしまう可能性が高いです。

 かといって、件名に「【重要】」と書けばいいというものではありません。 そのメールが重要かどうかを決めるのは読み手であって、就活生ではありません。 「生意気なやつだ」と思われてしまう可能性もあります。

 そこで、件名だけで内容がわかるメールを目指しましょう。

 例えば会社説明会の申し込みなら

「会社説明会(4/13)の申し込み」

「会社説明会の申し込み(事務系総合職向け)」

「○○セミナーの申し込み」

 といった具合に、どの説明会なのか何を目的にしたメールなのかを示しましょう。 開催される日付、参加したい日付、会社説明会の名前、対象者などを件名に書くことで、 どの説明会なのかを特定しています。

 座談会や面接の申し込みメールも同様です。「(8/1)面接の申し込み」「(7/10)座談会の申し込み」 といったように、件名で用件が伝わることを目標としてください。

 「参加願い」や「申し込み」など、何に申し込んでいるのかわからない件名はNGです。

 就活メール返信する場合、 件名を勝手に変えてはいけません。メールのことは、送った本人が一番覚えています。 返信するときに勝手に件名を変えていると、社員にはなんのメールかわからなくなります。

 

就活メールの署名

 就活で送るメールにも署名が必要です。 誰が送ったかも伝える必要があるのです。 相手はあなたのメールアドレスを登録していませんので、採用担当者のメールボックスには、 アルファベットが並んだだけの生のメールアドレスが表示されるのです。

 もちろん、メールの文中で自己紹介をする場合もあるでしょう。 会社説明会や座談会の申し込みメールでは「氏名:○○」というように、必要事項として要求されている場合がほとんどです。 しかし、必要事項では署名は完了していません。

 署名は別で記入しなくてはならないのです。 社会人が送るメールでは、メールの最後に署名することになっています。 大学生の場合は、大学名と学部、学科、電話番号(携帯電話)、メールアドレスを署名とします。 住所まで記載する必要はないでしょう。

MYストレングス大学 法学部 ○○
TEL:090-xxxx-xxxx
E-mail:aida_takeshi@myskc.net

 といった具合です。通常、署名というと手書きでサインするイメージがありますが、 メールの署名は、本文の後につける自分の連絡先です。 署名を書くことで、「ここがメールの終わりですよ」と示すことにもなるのです。

 メールを送る際に重要なことは、自分が誰なのかはっきりさせることです。 相手は就活生のメールアドレスを1件1件登録しているわけではありません。 しかしメールの本文の一番上で「お世話になります。○○大学○○学部の○○です。電話番号は~でメールアドレスは~です。」 などと長々しく書くのは不適切です。

 もちろん、初めてメールを送る際は、「お世話になります。○○大学○○学部の○○と申します。」 とメール本文の冒頭で軽い自己紹介をしなければなりません。

 

就活メールのマナー

 就活で送るメールにはマナーがあります。 ルールに従い、決まった文章を挿入することで立派なメールになるのです。 以下ではメールを送る際のマナーを述べていきます。

1.件名でメールの内容がわかるようにする

 早い者勝ちの側面もある就活ですが、件名で内容がわかるようなメールでないと、 メールを開いてもらえない可能性があります。「よろしくお願いします」「参加願い」などといった件名はアウトです。 参加する会の名前をしっかりメールのタイトルに書きましょう。

 「無題」はもってのほかです。会社説明会の参加なら「会社説明会の申し込み」 OB訪問なら「OB訪問の申し込み」面接の辞退なら「面接を辞退します」と書きましょう。

2.本文の最初に宛名を書く

 はじめにメールの受取人が誰なのかを特定します。 これは間違いメールではないという主張です。 「To」にメールアドレスを打ち込むだけでなく、本文の最初に宛名を書くことが重要です。

 宛名を書くルールは、「会社名 部署 名前+様」です。 会社のメールは、部署単位で共有している場合もあります。 そんなときに、宛名に人の名前まで書いていれば、誰が読むべきメールなのかわかりやすいですね。

3.「お世話になります」

 ビジネスの世界では、世話になっていても、なっていなくても、または相手が誰だかよくわからなくても、今後お世話になるつもりが全くなくても 「お世話になります」と述べることになっています。「こんにちは」くらい一般化した挨拶です。 2回目以降のメールでは「お世話になっております」と書きます。

 これができていれば就活メールとしても上出来です。

4.「よろしくお願いいたします」

 「お世話になります」で始めて、「よろしくお願いいたします」で締めます。 もはや書式化されたビジネスメールの書き方です。 「記」と「以上」のような関係です。メール内容の最後に書きましょう。

 就活メールでもこれを書いておきましょう。

5.本文の最後に署名する

 このメールの差出人が誰なのかを特定します。 大学名、氏名、メールアドレス、電話番号等を書きます。 メールの終わりを示すので、これ以降に文章を書いてはいけません。

 以上ができるだけで、しっかりした就活メールになります。 逆にこれだけできていれば、実際に就職してからも安心です。

 

就活メールを送る時間

 メールを送る時間は何時ごろがいいのでしょうか。 実はマナーとして、メールを送る時間にも注意を払う必要があります。

 メールは採用担当者が見たいときに見れるから時間なんて気にしなくていいんじゃないの? という疑問がわきます。しかし、実は見たいときに見ればいいというものではない場合もあります。

 まず、基本的なマナーとしてメールを送っていい時間は就業時間内です。 8時半~17時半の会社なら8時半~17時半の間。9時~18時の会社なら9時~18時の間に送るのがマナーです。

 実際、大学生が就活しているころ、採用担当者は大忙しで、 定時退社はまずありません。19時だろうが20時だろうが会社で残業している場合が多いでしょう。 しかし、あくまで残業は会社のため、自分の裁量で行うものです。

 就活生のために夜遅くまでメールを待っているわけではないのです。 通常、会社に送られてくるメールは仕事の依頼報告通知です。 会社では、メールが来ると即座に開くのが前提です。

 就活生からメールが来ると、メールを開いて読んでいる時間だけ、採用担当者の帰りが遅くなります。 特に就活生が送るメールは会社説明会の申し込みだったり、質問だったり、OB訪問の申し込みだったりします。 就活生からのメールが来ると、その分仕事が増えます

 こういうところに気を遣って、就業時間外にメールを送るのは控えるのが社会人のマナーであり、常識です。 緊急性の高いメール、相手に残業させてでもしなければならない仕事を依頼するとき以外は、 就業時間内にメールを送る必要があります。

 特に締切日にメールを送る場合は、遅くとも昼までにはメールを送らなければなりません。 採用担当者はメールが届いてから仕事を始めます。メールが夕方に届けば、夕方から仕事を始めなければなりません。 これでは相手に「残業しろ」と言っているようなものです。

 また、会社のメールを携帯電話に転送している人もいます。 夜中にメールを送って、採用担当者の携帯電話が鳴ったら最悪です。 「パソコンメールだからいいだろう」と思わず、就業時間内に送ることを心がけましょう。

 まあ、こんなことで書類選考落ちにされたり、面接を断られたりすることはありません。 ルールを守っている限り、多少マナーに反したくらいで落とされることはないでしょう。 しかし、マナーとしてメールを送る時間には気を付けていきたいものです。

 

就活メール例

 ビジネスの世界ではメールにもある程度決まった書式が使われます。 そこで社会人の視点から、就活メールの例を紹介します。

 件名:座談会(ざっくばらん会)の申し込み

 本文:
 エムワイ商事(株)人事部 ○○様

 お世話になります。××大学△△学部4年の□□と申します。
この度平成26年1月30日に貴社が開催されます座談会に是非、
出席させていただきたくメールをお送り致します。
必要事項は下記の通りです。

座談会名:ざっくばらん会
希望日時:平成26年1月30日 午前8時~
希望会場:東京会場
大学名:××大学 △△学部
氏名:□□

 以上、よろしくお願い致します。

××大学△△学部3年 □□
電話番号:090-****-****
e-mail:******@myskc.net

 件名:一次面接を辞退致します

 本文:
 エムワイ不動産(株)人事部 ○○様

 お世話になっております。××大学△△学部4年の□□と申します。
この度平成26年4月1日に面接のお約束をいただきまして、ありがとうございます。
4月1日に様々な会社の面接日程が設定されました。
大変悩んだのですが、全てのスケジュールをこなすことは困難と判断し、
貴社の一次面接を辞退するという運びになりました。

面接:一次面接
面接日時:平成26年4月1日 午前9時~
希望会場:東京会場
大学名:××大学 △△学部
氏名:□□

 以上、よろしくお願い致します。

××大学△△学部4年 □□
電話番号:090-****-****
e-mail:******@myskc.net