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【就活】お礼メールの正しい書き方

 就活ではお礼メールを送ることもあります。 お礼メールを送るのは主に、リクルーター面接の後や、 会社説明会の後や、OB・OG訪問の後や、座談会の後です。ここでは、お礼メールの正しい書き方を解説します。 

 

お礼メールの目的

 お礼メールは通常、就活生である自分のために、 社会人が時間を割いてくれたことに対する感謝の意味で書かれます。「貴重なお話をありがとうございました」と述べるのです。

 他の就活生よりマナーがある、常識があるということをアピールするために書く人も多いです。 確かに社会人は、人と会ったあとにお礼メールを送ります。特に客先や取引先と会った後は、必ずメールを送ります。 しかし、社会人の送るお礼メールは、ただのお礼メールではありません

 会って話した内容の要約、備忘録だったり、その場で聞けなかった質問だったり、 次回また会う約束をするものだったりします。社会人にとってお礼メールとは、 「お礼を書く」という名目でさらなるアプローチをしかけるチャンスなのです

 就活生の場合も同様で、単なるお礼メールに終わらせてしまっては、せっかくのチャンスがもったいないです。 たった1行、2行のお礼メールを書くだけなら、ほとんど意味がありません。 どうせメールを送るなら、追加の質問をぶつけてみましょう。

 

お礼メールで質問をする

 就活で社員と会ったあと、お礼メール質問をするのです。 人の記憶はだんだん薄れていくものです。お礼メールという名目で何か質問し、 社員に自分のことを思い出してもらいましょう。

 お礼メールですから、まずはお礼の言葉を述べます。 このお礼自体は1行、2行で済ませてしまってかまいません。所詮はお礼という名目なのです。お礼が目的ではありません。

 お礼の言葉の後に、「一つ聞きそびれてしまったのですが」と話題転換をします。 もしくは「面談で○○と仰いましたが、帰宅の道中、××という疑問が出てきました。」というように、 社員が話した内容を復唱した上で、そこから質問を考えるというのも良い手です。

 お礼メールで質問をすることで、「ちゃんと話を聞いていた」アピールができますし、 「熱心な就活生である」と熱意をアピールすることもできます。 お礼メールで質問をすることはおすすめできます。

 しかし注意したいのは、あくまでも名目上はお礼メールであるということです。 メールの件名に「質問があります」などと書いてはいけません。 本文でもいきなり質問を始めてはいけません。

 件名は必ず「7/20 13時の面談について」など、社員が自分のことを思い出しやすいように、 会った日付と時刻、面談の名前などを件名にしましょう。

 本文も就活メールのマナーである「○○様」「お世話になっております。」を始めに入れ、 「本日は貴重な時間を割いていただき、ありがとうございました。」とお礼を述べましょう。 1行改行して、それから質問です。

タイトル:7/20 13時の面談について

株式会社MYストレングス
山田様

お世話になっております。 先日はお会いいただきまして、ありがとうございました。
今後ともどうぞよろしくお願い致します。

一点質問がございます。
貴社は東北地方でのシェアが高いとのことですが、なぜ東北地方なのでしょうか。
通常商品がよく売れるのは人口の多い首都圏で、口コミの広がる速度も速く、
首都圏の方が有利だと思うのですが、いかがでしょうか。

以上、お返事をお待ちしております。
よろしくお願い致します。

 

面接のお礼メール

 面接の後、お礼メールを送るべきなのでしょうか。 結論から言うと、面接お礼メール効果はありません

 リクルーター面接の場合は、リクルーターに裁量権があります。 一通り面接を終えた後に、「誰を次のステップに進めようかな」と考えるのです。 そのときにお礼メールを送ることで自分のことを思い出してもらえるという効果はあります。

 しかし、本番の面接の場合はそうではありません。 会社で準備されたチェックリストに従い、その場で評価を行い、次のステップに進む人は直ちに決まります。 会社の準備したチェックリストから逸脱して評価を行うことはできません。

 チェックリストが低評価なのに、「お礼メールを送ってきたから」というだけの理由で、 次のステップに進めようものなら人事部からストップがかかります。 本番の面接ですので、人事部のチェックも厳しくなっています。

 お礼メールを送ろうにもそもそも、面接官の名前は知らされないことが通常です。 適当に人事部宛てにメールを送ったところで、面接官にメールが転送される可能性は低いです。 面接をしているころ、人事部ではいちいちどの就活生をどの面接官が担当していたかを調べている暇はありません。

 極めつけは、私の周りで面接お礼メールを送った人はいません。 面接のお礼のメールを送ったから内定をもらえるというわけではありませんし、有利に働くこともありません。 また、面接で時間を割いているのは面接官だけでなく、就活生も貴重な時間を割いています。 就活はそこまで媚びて行うべきではないと思います。

 それでも面接お礼メールを送りたい場合は、 やはり件名で「何月何日の何時に面接を受けたか」を伝えましょう。少しでも自分のことが伝わる件名にするのです。 就活メールのマナーを忘れないようにしましょう。

 しかし覚えておきたいのは、面接を行った以上は、アピールはすべて面接で行っておかなければならないということです。 面接でアピールしきれなかったからメールで、というのは印象が非常に悪いです。 メールで追加でアピールなんてしてしまったときは、「会話でアピールできない、すなわちコミュニケーション能力が不足している」とみなされてしまいます。

 送る場合は自己PRではなく、純粋に、単純に「面接に参加させていただきありがとうございました。」という内容だけにしましょう。 間違っても「今後もよろしくお願いします」だとか「貴社が第一志望です」などと書かないようにしましょう。 「うるさい」と思われてしまいます。

 

内定のお礼メール

 内定をもらったときもお礼メールを送ることがあります。 通常、内定の連絡は電話でされるので、電話でお礼を述べているはずです。わざわざメールを送る必要があるかというと疑問です。 お礼なら電話で述べてしまえばいいのです。

 また、お礼メールは義務ではありません。お礼メールを送らなくても、もはや内定は決まっているのです。 お礼メールを送らなかったからといって、内定が取り消されるわけではありません。

 しかしお礼メールを送ると採用担当者の印象がアップします。 ここでは内定のお礼メールはどんな文面が良いか、例を書きます。

 まず、件名は「内々定のお礼」です。10月1日を過ぎて内定をもらったのでない限り、 10月より前にもらえるのは「内々定」です。ここを間違えて「内定」と書いてしまうと、 大きな誤りです。会社は10月より前に「内定」を出してはいけません。 あくまでも「内々定」について書きましょう。

 また、単に「お礼メール」だけで済ませてしまってはいけません。 メールが短すぎると「それだけかよ!」と思われてしまいます。

 内定者懇談会の話を聞いていれば「内定者懇談会を楽しみにしております」と書けます。 何も聞いていなければ「今後は勉学に励み、残りの単位をそろえます」と今後の抱負を書いたり、 「入社式までに何かしておくべきことはありますでしょうか」と質問をしたりします。

件名:内々定のお礼

株式会社MYストレングス 人事部 採用担当
○○様

 お世話になっております。××大学の△△です。 内々定をいただき、ありがとうございました。 今後は残りの単位の取得に向け、勉学に励みます。

 また、入社までにしておくべきことなどはありますでしょうか。
アドバイス等いただけたら幸いです。
今後ともよろしくお願いいたします。

××大学 法学部 △△
電話番号:090-xxxx-xxxx
E-mail:aida_takeshi@myskc.net

 このように、文末に「今後ともよろしくお願いいたします」と書くことも重要なマナーです。 採用担当者としては、内定を出した学生が入社してくれることを期待しています。 「今後とも」と書くことによって、内定辞退をしないという安心感を与えることができるのです。

 通常のメールでは文末に「よろしくお願いします」と書くだけなのですが、 内定をもらったときだけは「今後とも」といれるようにしましょう。